28. Mai 2026

bAV ist Payroll — warum moderne Lohnabrechnung betriebliche Altersvorsorge mitdenken muss 

Warum bAV im Lohnlauf entschieden wird 

Wer Lohnabrechnung macht, bekommt einen sehr ehrlichen Blick auf ein Unternehmen. Nicht auf Konzepte oder Benefits-Folien, sondern auf das, was tatsächlich umgesetzt wird. Gehälter, Veränderungen, Eintritte, Austritte – und eben auch, welche Benefits wirklich im Alltag ankommen. 

Und genau an dieser Stelle fällt ein Thema immer wieder auf: die betriebliche Altersvorsorge – allerdings oft durch Abwesenheit. 

Konkretes Beispiel: Ein Payroll-Dienstleister betreut ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitenden. Im Lohnlauf sind keine bAV-Beiträge erfasst. Das bedeutet: 30 Mitarbeitende haben entweder keine bAV — oder nutzen ihren gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung nicht, weil sie nicht wissen, dass sie einen haben. Eine proaktive Frage kostet fünf Minuten. Die Antwort darauf kann für den Mitarbeitenden langfristig Tausende Euro ausmachen. 

Zwischen Anspruch und Realität liegt oft fehlendes Wissen 

Rein rechtlich ist die Situation klar: Mitarbeitende haben seit vielen Jahren Anspruch auf Entgeltumwandlung. 

In der Praxis sieht das oft anders aus. 

Weniger als 55 % der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland nutzen aktuell eine bAV – in kleineren und mittleren Unternehmen liegt die Quote meist noch darunter. Das liegt nicht nur an fehlender Priorität oder Zuständigkeit. 

Es fehlt häufig an zwei Stellen gleichzeitig: 
Am rechtlichen Verständnis darüber, was Arbeitgeber anbieten und ermöglichen müssen – und am praktischen Wissen darüber, wie bAV im Lohnlauf tatsächlich funktioniert und wie die admistrative Abwicklung erfolgt. 

Denn während arbeitsrechtliche Fragen ganz selbstverständlich bei Arbeitsrechtlerinnen landen, gibt es für bAV oft keine klare Anlaufstelle. HR kennt die Rahmenbedingungen, Payroll sieht die Umsetzung – aber die Verbindung dazwischen fehlt. 

Das eigentliche Problem liegt in der laufenden Administration 

Die Herausforderung bei bAV liegt selten in der Entscheidung für oder gegen ein Modell - sie liegt in der Umsetzung. 

Denn bAV ist kein einmaliges Setup, sondern ein laufender Prozess, der jeden Monat sauber funktionieren muss und somit auch langfristig Ressourcen bindet. 

Payroll benötigt alle Informationen zur Umsetzung in der Abrechnung: 

• Angaben zum Vertrag (Versicherungsunternehmen und Versicherungsnummer) 

• Angaben zur Art der bAV 

• Höhe der Entgeltumwandlung 

• Höhe AG Zuschuss 

• Zahlungsweise 

Diese Daten können sich ändern oder es sind Dynamiken vereinbart, welche schnell übersehen werden. Eine echte Verantwortung ist hier Key! 

Wo Fehler auffallen und warum oft zu spät 

Im laufenden Monat bleiben Fehler nach erfolgreicher Erstanlage zunächst unbemerkt. Die Auswirkungen zeigen sich häufig erst später – zum Beispiel im Rahmen der Vorbereitungen zum Jahresabschluss. 

Dann fällt auf, dass Konten nicht sauber abgestimmt sind, Lastschriften nicht zu den gebuchten Beiträgen passen oder Differenzen entstanden sind, die sich über Monate aufgebaut haben. 

Der Aufwand, solche Themen im Nachhinein zu klären, ist entsprechend hoch. Und genau hier zeigt sich, ob Prozesse von Anfang an sauber aufgesetzt waren – oder ob bAV eher „mitgelaufen“ ist. 

Wenn HR und Payroll-Prozesse jedoch klar definiert sind und sauber ineinandergreifen, wird bAV plötzlich deutlich einfacher. 

Beiträge laufen korrekt, Änderungen werden berücksichtigt und Daten sind nachvollziehbar dokumentiert. 

Wie Lösungen wie DYNO genau hier unterstützen 

Genau an dieser Schnittstelle setzen digitale bAV-Plattformen wie DYNO an. 

Der Fokus liegt dabei nicht nur auf der Bereitstellung von bAV-Lösungen, sondern vor allem auf einem strukturierten Datenprozess. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess ohne manuelle Zwischenschritte.  

DYNO wurde als digitale bAV-Infrastruktur entwickelt, die explizit auf reibungslose Payroll-Integration ausgelegt ist. Das bedeutet konkret: 

• Standardisierter monatlicher Datenexport für gängige Lohnabrechnungssysteme (DATEV, Lexware, Sage) 

• Automatische Berücksichtigung von Eintritten, Austritten und Gehaltsänderungen 

• Provisionsfrei — keine versteckten Kosten, die Arbeitgeber oder Arbeitnehmer überraschen 

• ETF-basiert — kapitalmarktnahe Renditen statt Niedrigzins-Garantieprodukte 

• Volldigital — Einrichtung, Verwaltung und Mitarbeiterkommunikation laufen ohne manuellen HR-Eingriff 

Für die Payroll reduziert sich dadurch der Abstimmungsaufwand deutlich, gleichzeitig wird die Fehleranfälligkeit minimiert, weil Daten konsistent geliefert und verarbeitet werden. 

Was das für Unternehmen bedeutet 

Für Unternehmen bedeutet das vor allem, dass bAV greifbar und lösbar wird, wenn ein bAV-Partner, wie DYNO, diese Lücke schließen kann. Wenn Prozesse sauber ineinandergreifen, wird die betriebliche Altersvorsorge zu einem stabilen Bestandteil der Vergütungsstruktur – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. 

FAQ: bAV und Payroll-Outsourcing — die wichtigsten Fragen 

Kann mein Payroll-Dienstleister auch die bAV-Beiträge abrechnen? 

Ja, das ist grundsätzlich problemlos möglich. 

Entscheidend ist, dass die bAV-Daten sauber und strukturiert vorliegen. Dann können sie ganz normal im Lohnlauf verarbeitet werden. Die Payroll rechnet die Beiträge ab, der bAV-Anbieter kümmert sich um die Verträge und die Anlage. 

In der Praxis hängt also alles an der Schnittstelle zwischen beiden Systemen. 

Wie aufwendig ist es, bAV in den Payroll-Prozess zu integrieren? 

Das kommt stark darauf an, wie die Prozesse aufgebaut sind. 

Wenn Daten manuell übergeben werden müssen, wird es schnell aufwendig. 
Wenn ein bAV-Anbieter strukturierte Daten liefert, reduziert sich der Mehraufwand im Lohnlauf deutlich.  

Wer haftet für Fehler in der bAV-Abrechnung? 

Die Verantwortung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber. 

Der Payroll-Dienstleister ist dafür verantwortlich, die übermittelten Daten korrekt zu verarbeiten. Der bAV-Anbieter wiederum für die richtige Verwaltung der Verträge und Beiträge. 

Deshalb ist es wichtig, dass die Datenflüsse sauber definiert und nachvollziehbar dokumentiert sind. 

Wie läuft die bAV-Abrechnung bei Unternehmen mit hoher Mitarbeiterfluktuation? 

Gerade hier zeigt sich, wie gut Prozesse aufgesetzt sind. 

Bei sauberen Abläufen werden Ein- und Austritte korrekt erfasst, Beiträge berechnet und automatisch weitergegeben. Wenn das nicht strukturiert läuft, entstehen genau an diesen Punkten die meisten  Fehler. 

Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich bAV für KMU? 

Rechtlich gibt es keine Mindestgröße – der Anspruch auf Entgeltumwandlung besteht bereits ab dem ersten Mitarbeitenden. 

In der Praxis hängt die Umsetzung weniger von der Unternehmensgröße ab als von den Prozessen dahinter. Wenn diese sauber aufgesetzt sind, lässt sich bAV auch ab einem Mitarbeitenden implementieren.

Über DYNO: DYNO macht betriebliche Altersvorsorge digital, provisionsfrei und vollautomatisch — mit strukturiertem Datenprozess für Payroll-Teams. Mehr unter heydyno.de. 

Über PayrollFirst: PayrollFirst unterstützt Unternehmen bei operativer Lohnabrechnung, Prozessoptimierung und Benefit-Strategie. Mehr unter payrollfirst.de. 

Quellen: Deutsche Rentenversicherung (2023): Rentenversicherungsbericht. § 3 Nr. 63 EStG. § 1a BetrAVG (Entgeltumwandlung).